Когда речь идет о новых технологиях, обычно подразумевается нечто прорывное. Но, как ни удивительно, даже такой традиционный процесс, как отправка и получение письма, тоже шагает в ногу со временем. Как бы ни менялся мир, предприятиям и организациям нужно отправлять и получать корреспонденцию, и у «Почты России» есть современные сервисы, позволяющие делать это эффективно.
Одно из главных новшеств и, пожалуй, будущее письменной корреспонденции — это электронные заказные письма. Отправителю больше не нужно печатать письма самостоятельно и упаковывать их в конверты — он передает на «Почту России» по защищенным каналам связи электронный массив писем-вложений, подписанный электронной подписью. Далее уже на серверах «Почты России» происходит проверка: есть ли по указанному адресу согласие на получение заказной почты в электронном виде. Если оно есть — письмо придет адресату в личный кабинет на портале Госуслуг. Если нет — письмо будет распечатано, упаковано в конверт и отправлено адресату обычным способом силами «Почты России».
Всю ли переписку можно направлять таким образом?
При заключении договора с юридическим лицом предварительно утверждается шаблон письма: это могут быть уведомления, повестки, постановления о штрафах и так далее, т.е. некий типовой текст, где меняется только блок переменных данных, касающийся адресата. Также такое письмо должно иметь силу без «живой» подписи.
Обычные деловые письма или, например, счета-фактуры, или акты выполненных работ не подходят для отправки через сервис электронных заказных писем.
В чем же выгода для отправителя?
Первое — это скорость доставки электронного письма. Электронное письмо не проходит путь обычного бумажного, оно поступает непосредственно в личный кабинет адреса на портале Госуслуг в кратчайшие сроки. При этом оно имеет ту же юридическую силу, что и заказное письмо в конверте с письменным вложением.
Второе — это реальная экономия денежных средств. Так называемая «материализация» письма (распечатывание и конвертование) происходит за счет средств «Почты России», а на письма, доставленные в электронном виде, предусмотрена значительная скидка.
Сейчас в нашем регионе и по всей стране число получателей заказных писем постоянно растет. За полгода действия сервиса доставки в электронном виде постановлений региональной ГИБДД позволило сократить расходы областного бюджета на 15 млн рублей.
Какие документы можно отправлять электронным способом?
Этой осенью «Почта России» внедрила юридически значимый документооборот — ЮЗЭДО, и теперь стало возможным не просто получать и обмениваться с нами первичными бухгалтерскими документами в электронной форме, но и заключать договоры и дополнительные соглашения к ним.
Как это работает?
В первую очередь нужна квалифицированная электронная подпись, которой будут подписываться документы взамен «живой» подписи и оттиска печати.
Мы работаем с оператором ЭДО ООО «Сервионика» на программном продукте i-Conto.
Контрагент может как подключиться к этому сервису, так и подать заявку на настройку роуминга к своему оператору — сейчас эта возможность доступна для «Контур.Диадок», а до конца года она появится и для программы «СБИС».
Для наших клиентов ЮЗЭДО — это неоспоримое преимущество: первичная бухгалтерская документация поступает оперативно (не нужно ждать письмо со счетами или направлять за ними своего курьера) и является юридически значимой, в отличие от скан-копии.
Разумеется, более подробно об этих и других возможностях для юридических лиц готов рассказать наш отдел продаж. Получить консультацию, коммерческие предложения или оставить заявку на заключение договора можно по телефонам: (4012) 97-13-11, доб. 2100, 2104, 2101 и (4012) 21-87-37, а также направив письмо на электронный адрес opr-r39@russianpost.ru
© 2003-2024